AmtsärztInnen/GesundheitsaufseherInnen: Fragen zur Impfdokumentation in Schule und Amt
Was ist zu tun, wenn eine Schule keine Klassenliste gesendet hat?
Führen Sie zuerst eine Datenaktualisierung durch (Menü DATEI | DATEN AKTUALISIEREN). Wenn von der Schule keine Schülerlisten vorhanden sind, versuchen Sie möglichst vor dem Impftermin, Kontakt mit der Schule aufzunehmen und das Senden der Schülerlisten an die WAVM zu veranlassen. Sie können eine Liste mit fehlenden Daten mit dem Befehl EXTRAS | LISTE FEHLENDER SCHÜLERDATEN abrufen.
Es fehlen Impfungen und/oder Schülerdaten?
Damit die Datenbank auf Ihrem Laptop auf dem aktuellen Stand bleibt, müssen die Impfungen regelmäßig aktualisiert werden – am besten immer bevor Sie auf Impftour gehen. (Menü DATEI - DATEN AKTUALISIEREN).
Was bedeutet es, wenn die Schülerliste pink dargestellt wird?
Es handelt sich um Vorjahresdaten, weil die entsprechende Schule noch keine aktuellen Schülerlisten geschickt hat.
Ich finde eine Klasse nicht mehr, obwohl sie vor kurzem noch da war.
Das tritt auf, wenn in ein neues Schuljahr gewechselt wurde und betreffende Schule noch keine Listen des aktuellen Schuljahres an die Wissenschaftliche Akademie geschickt hat. Ältere Schülerlisten (zwei Jahre oder älter) werden nicht in der Klassenansicht verwendet. Falls die Daten des Schülers/der Schülerin zuvor einmal übermittelt wurden, sind die Schüler aber einzeln abrufbar. (Menü DATEI – SCHÜLER SUCHEN oder Tastenkombination CTRL+F bzw. STRG+F).
Ich finde eine bestimmte Schule nicht.
Einige Schulen tragen keine Ortsbezeichnung (Basis Schulliste der A6-Referat Pflichtschulen). In solchen Fällen – insbesondere bei Gymnasien − muss nach dem Schultyp gesucht werden. Ein möglicher Suchtext ist z. B. "gym". Oder Sie suchen mit der Schulkennzahl. Ebenso werden in der Regel keine Treffer zurückgeliefert, wenn als Suchtext „Hauptschule“ oder „Volksschule“ eingegeben wird, da der Schultyp in der Schulbezeichnung meistens abgekürzt ist. Verwenden Sie in diesem Fall besser "VS" oder "NMS" oder den Schulort als Suchbegriffe.
Ich finde einen Schüler nicht, obwohl er vor kurzem noch da war.
Der Fall tritt dann auf, wenn
• der Schüler das Pflichtschulalter überschritten hat und keine Pflichtschule mehr besucht. In diesem Fall kann keine Impfung mit der Schulimpfsoftware mehr erfasst werden.
• die Daten des Schülers sich geändert haben. Suchen Sie bitte mit dem Geburtsdatum (DDMMJJ) nach dem Schüler.
• der Schüler aus der Gesundheitsdatenbank gelöscht wurde (tritt kaum auf).
Wenn Sie den Schüler auch über das Geburtsdatum nicht finden, melden Sie sich bitte bei der WAVM (0316/829727).
• der Schüler das Pflichtschulalter überschritten hat und keine Pflichtschule mehr besucht. In diesem Fall kann keine Impfung mit der Schulimpfsoftware mehr erfasst werden.
• die Daten des Schülers sich geändert haben. Suchen Sie bitte mit dem Geburtsdatum (DDMMJJ) nach dem Schüler.
• der Schüler aus der Gesundheitsdatenbank gelöscht wurde (tritt kaum auf).
Wenn Sie den Schüler auch über das Geburtsdatum nicht finden, melden Sie sich bitte bei der WAVM (0316/829727).
Eine neue Amtsärztin/Amtsarzt ist nicht im ÄrztInnenverzeichnis.
Bitte teilen Sie die neuen Arztdaten der WAVM mit. Nach Datenaktualisierung (am nächsten Tag) sollten Sie den neuen Amtsarzt/die neue Amtsärztin aus der Liste wählen können. Bitte geben Sie der WAVM auch bekannt, wenn ein Amtsarzt/eine Amtsärztin im Ruhestand noch in der Impfarzt-Auswahl oder eine aufgelassene Schule im Schulverzeichnis angezeigt wird.
Wie kann ich die erfassten Impfungen speichern?
Ein gesondertes Speichern der Impfungen ist nicht notwendig. Wenn Sie Aufstellungen über Impfungen (Impflisten) benötigen, dann können Sie diese mit DATEI - DATEN EXPORTIEREN erstellen.
Wieso kann ich eine bestimmte Impfung nicht löschen?
Weil sie vermutlich bereits gesendet wurde. In diesem Fall wenden Sie sich bitte an die WAVM.
Ich habe irrtümlich einen neuen Schülerdatensatz angelegt. Kann ich ihn löschen?
Das Löschen ist nur möglich, wenn seit der Neuanlage keine Datenübertragung (DATEN SENDEN) stattgefunden hat. Außerdem müssen zuerst alle für diesen Schüler registrierten Impfungen gelöscht werden. Wenn eine Löschung nicht mehr möglich ist, nehmen Sie bitte Kontakt mit der WAVM auf
Beim Neueintrag eines Schülers kann ich die Schule bzw. Klasse nicht angeben.
Klassen können nur angegeben werden, wenn bereits Schülerlisten für die entsprechenden Klassen vorhanden sind. Geben Sie bitte in diesem Fall die Schule mit der Kennzahl 999999 an. Klasse und Schulstufe können auf der Voreinstellung belassen werden.
Wenn ich Impfungen sende, erscheint bei einigen Schülern die Schule „DUMMY“. Stimmt da was nicht?
Das ist okay − es ist die Bezeichnung der “virtuellen“ Schule mit SKZ 999999, wenn die Schule/Klasse des Schülers/der Schülerin nicht bekannt ist (siehe auch vorherige Frage).
Müssen nicht Kopien der Impfungen angelegt (gedruckt) werden? Wie funktioniert eigentlich die Datensicherung?
Wurde eine Impfung noch nicht gesendet, so ist sie nur in der Datenbank der Schulimpfungssoftware (auf dem Notebook oder Desktop-PC) gespeichert. Um das Risiko eines Datenverlusts zu verringern, können Sie drei Strategien verfolgen:
1. Führen Sie ein Backup durch (EXTRAS | DATENPFLEGE | DATEN SICHERN) und sichern Sie die Datei auf einem externen Datenträger. Vorher bitte den Speicherpfad in EXTRAS | OPTIONEN | SICHERUNG angeben.
2. Exportieren Sie die Impfdaten in ein Excel-Spreadsheet (DATEI | DATEN EXPORTIEREN) und sichern diese Datei auf einem externen Datenträger.
3. Senden Sie die Impfung(en). Sobald die WAVM die Daten erhält, sind die Impfungen auch in der zentralen Datenbank gespeichert.
1. Führen Sie ein Backup durch (EXTRAS | DATENPFLEGE | DATEN SICHERN) und sichern Sie die Datei auf einem externen Datenträger. Vorher bitte den Speicherpfad in EXTRAS | OPTIONEN | SICHERUNG angeben.
2. Exportieren Sie die Impfdaten in ein Excel-Spreadsheet (DATEI | DATEN EXPORTIEREN) und sichern diese Datei auf einem externen Datenträger.
3. Senden Sie die Impfung(en). Sobald die WAVM die Daten erhält, sind die Impfungen auch in der zentralen Datenbank gespeichert.
Kann bei Impfungen im Amt auch ein Desktop-Computer verwendet werden?
Ja. Bitten Sie Ihren Administrator, das Programm auch auf Ihrem Desktop-Rechner zu installieren.
In der Quartalsaufstellung sind nicht alle Impfungen enthalten. Was tun?
Wenn die Aufstellung nicht mit Ihren Aufzeichnungen übereinstimmt, wenden Sie sich bitte an die WAVM.
Wie werden Impfungen von Kindern, die zum Impftermin nicht geimpft werden konnten (z. B. weil sie krank waren) und im Sanitätsreferat der BH nachgeholt werden, dokumentiert?
Sie können nachgeholte Impfungen in der BH genauso mit dem Schulimpfprogramm dokumentieren. Für den Fall, dass der Impfling nicht gefunden wird, verwenden Sie bitte das Formular „Impfdokumentation für nachgeholte Schulimpfungen und Kleinkindimpfungen auf der BH“.
Einige Impfungen wurden auf „eigenen“ Listen (ohne Barcodes) dokumentiert. Was tun?
Wenn die Impfungen eindeutig dokumentiert und nachvollziehbar sind (zumindest Name Schülerin/Schüler, Geburtsdatum, Adresse, Impfdatum, Impfstoff und Teilimpfung) schicken Sie bitte Kopien dieser Listen an die WAVM. Im Zweifelsfall fragen Sie bitte bei den MitarbeiterInnen der WAVM nach (0316/829727).
Eine Schülerin/ein Schüler hat keinen Impfpass mit, die Eltern haben der Impfung aber zugestimmt. Was tun?
In der Regel ist das Datum der letzten verabreichten Impfung des betreffenden Impflings (Schülers) im Schulimpfprogramm/vom PDF-Klassenimpfbon abzulesen. Sie erhalten im Zweifelsfall über die Impf-Infoline (0316/ 830 333) der WAVM Auskunft über den aktuellen Stand der für dieses Kind dokumentierten Impfungen.
